Personal Assistant • Hospitality experience • French & English Speaking • Permanent • Dubai | UEA

Dubai - United Arab Emirates Shore Based Villa

12 Nov 2023

Dubai - United Arab Emirates

Shore Based Villa

Personal Assistant (PA)

Permanent

1

5 - 7 years

4500 - 5000 EUR


Full Driving License (International), Driving License (National)

Yashraj Singh l [email protected] l +33 769 035 025

SENIOR PERSONAL ASSISTANT POSITION - EXPERIENCED and QUALIFIED CANDIDATES ONLY 

FLUENT CANDIDATES IN FRENCH AND IN ENGLISH ONLY

NO EXECUTIVE ASSISTANTS - THE CLIENT IS NOT LOOKING FOR THIS PROFILE.

No private messages on WhatsApp - No private messages on Facebook or LinkedIn please.


About the Villa

This is a position that is based in Dubai, United Arab Emirates.

The family is used to have a lot of staff working in their home. It is a very respectuous and trustworthy family. Several of our candidates are currently working for the family and are very happy about their job.

This position is a LIVE in position - all though you will be in a separate accommodation (appartement) and you will not be living within the property of the family. 

Family will cover the cost for your accommodation. 

Accommodation is to be shared with one female staff member, more precisely, you will only share the main living room and the kitchen, you will have your private bedroom and your private bathroom. In this sense, and due to regulation regarding mixing gender in accommodation,  we are looking for a Female candidate for this position.

If you have the required experience and skills, if you are a hard working individual and if you are willing to live the "Dubai dream", working hard and evolving with High Net Worth Individuals, this position is for you. 

There are many advantages in the work package such as paid accommodation, private medical health insurance is equally covered by your employer and a car will be at your disposal or a private chauffeur. Given the fact that all these mentioned expenses will be covered by your employer, the salary is very interesting. 

The project

The family is looking for an Experienced Personal Assistant with significant experience in Hospitality and/or in Events, who is able to start to work reasonably soon, depending on the path of the recruitment process of course. 

This is a permanent contract. There will a period of trial defined by the client during the interview. The trial period should be of 3 months.

You must have several years of experience working as a Personal Assistant for VIPs and you are used to handling:

  • flight arrangements, 
  • bookings for hotels 
  • and taking care of personal goods, especially while travelling and registering them,
  • organizing private events such as dinners, parties, . 

You would possibly be liaising with the Principal's Executive Assistant to organize his schedule. The Principal travels with his private staff members working in his personal life, so you would be in-charge of organizing/assisting with his schedule coinciding with his corporate & personal life.

You would be assisting the Principal in the capacity defined by the client, and being in the scope of his business operations based in Dubai and France, and other countries. 

All initial interviews will be telephonic interviews, and the final interviews would be organized in-person. The client pays for all the flights.

The client is looking for someone with significant experience working for VIPs, UHNWI and Private families before as a Personal/Executive Assistant.

In order to apply for this position, you must take a LIVE-IN position, the client will accommodate only you, but not your family. You will share the accommodation with other female candidates, who are currently living there. 

For this position, you will be in charge of:

  • Assisting the client while he is traveling. This position is an active Executive Personal Assistant position. You would be required to travel with the Principal as required.
  • Assisting the client with all his demands regarding the organization of his agenda
  • Taking care of booking the flight tickets
  • Taking care of booking the luggages
  • Taking care of booking the hotel rooms
  • Preparing for the client's business meetings
  • Assisting the client when he needs to do shopping
  • Booking/making reservations for restaurants 
  • Additional administrative tasks as would be defined by the client during the interview

Desired profile

You are:

  • A French native with a perfect level in French & English (writing, reading, listening and speaking)
  • Coming from the Hospitality and Corporate field before
  • Significant successful experience working with VIPs, VVIPs or Private families - in assisting & administrative settings - you must have 5 to 7 years of experience as a Executive PA
  • You have experience in handling administrative and financial aspects of this responsibility
  • You have worked in an international purview from a wide perspective
  • You are extremely reactive in conflict resolution and handling last-minute arrangements
  • You are 
  • A strong multitasker, detail and result-oriented person
  • Very well organized and have the ability to deal with pressure and time constraints
  • Calm, pleasant and discreet
  • Punctual and well presented, and have good communication skills
  • Having knowledge in all kind of services
  • Giving a great importance to respect with hygiene and safety procedures and rules
  • Working efficiently under operational pressure
  • You have a strong positive attitude and you are a smiling person
  • You are extremely flexible and you do understand that working for VIPs requires flexibility
  • You have a strong sense of service
  • Very flexible, dynamic, multitasker 
  • Hard-working and always available

Salary :  EUR 4500 (Negotiable depending on profiles) 

(Salary could be paid UAD which would be the equivalent of the amount in euros).

Package : The family will provide you with your own accommodation(to be shared with another female staff member), they will also take care of flying you in Dubai, they will cover your travel expenses and they will take care of your working visa too and health insurance.

HOW TO APPLY TO THIS JOB OFFER ?

If you wish to apply to this job offer, please make sure beforehand that : 

  • you have registered on our website at www.marinescence.com 
  • and that you have created your profile (if your already have a profile, there is NO NEED TO CREATE A NEW ONE)
  • While creating/ completing your profile : you will need to complete the Education, Experience and Reference field. A lot of questions are dedicated to crew members, please be aware you do not need to complete them. 
  • Please make sure you upload a detailed and updated CV in a PDF format. 
  • Feel free to email us once you have created / completed your profile at [email protected] 

If your profile is not matching all criteria, we may not be able to get back to you due to the high influx of applications.

No application will be considered if the process mentioned above has not been followed initially. No private messages on WhatsApp - No private messages on Facebook or LinkedIn please.Thank you for your understanding and looking forward to hear back from you shortly. 


À propos de la Villa:

Il s'agit d'un poste basé à Dubaï, aux Émirats arabes unis.

La famille est habituée à avoir beaucoup de personnel travaillant à la maison. C'est une famille sérieuse, respectueuse et fiable avec laquelle, nous avons l'habitude de travailler. Plusieurs de nos candidates sont en postes actuellement depuis plusieurs mois maintenant.

Ce poste est un poste logé - mais vous serez dans un logement séparé (appartement) et vous ne vivrez pas dans la maison de la famille. La famille prend en charge le cout financier pour votre logement. Le logement sera partagé avec un autre membre du personnel (féminin). Vous aurez votre propre chambre et salle de bain privative, le salon et la cuisine seront à partager uniquement. 
Nous recherchons donc une candidate féminine pour ce poste conformément à la règlementation du mélange des genres dans le Moyen Orient.

Le projet:

La famille recherche une Assistante personnel expérimentée possédant une expérience significative dans l'hôtellerie ou dans l'évènementiel, capable de commencer à travailler dès que possible, sous un contrat permanent. Il y aura une période d'essai définie par le client (3 mois) lors de l'entretien. Vous devez avoir plusieurs années d'expérience en tant qu'Assistant personnel pour VIP et vous êtes habituée à gérer les arrangements de vols, les réservations d'hôtels et à prendre soin des effets personnels d'un VIP. Vous avez également l'habitude d'organiser des diners, des réceptions pour des familles de VIP.

Vous pourriez éventuellement assurer la liaison avec l'adjointe exécutive du directeur pour organiser son emploi du temps. Le directeur voyage avec les membres de son personnel privé travaillant dans sa vie personnelle, vous seriez donc chargé d'organiser/d'aider à faire en sorte que son emploi du temps coïncide avec sa vie professionnelle et personnelle.

Vous assisterez Monsieur dans le cadre de ses opérations commerciales basées à Dubaï, en France, en ce sens une pratique parfaite de la langue française est demandée. Monsieur recherche une personne ayant également de bonnes connaissances de la France et de ses pratiques sur le plan administratif et organisationnel. 

Tous les entretiens initiaux seront des entretiens téléphoniques et les entretiens finaux seront organisés en face à face à Dubaï . Le client prend en charge tous les vols et déplacements y compris pour les entretiens.

Le client recherche une personne possédant une expérience significative de travail auprès de VIP, dE HNWI et de familles privées en tant qu'Assistante Personnelle. Le client ne recherche absolument PAS de Secrétaire de Direction ni d'Assistante Exécutive.

Afin de postuler à ce poste, vous devez occuper un poste logé, le client n'hébergera que vous, mais pas votre famille. Vous partagerez le logement avec d’autres candidates qui y vivent actuellement. Vous aurez votre propre chambre et votre SDB privative, votre assurance sante privée est prise en charge par la famille ainsi que votre véhicule ou votre chauffeur.

Pour ce poste, vous serez en charge de :

  • Assister le client lors de son voyage. Ce poste est un poste actif d'assistant personnel. Vous devrez voyager avec le directeur selon les besoins.
  • Assister le client dans toutes ses demandes concernant l'organisation de son agenda
  • S'occuper de la réservation des billets d'avion
  • S'occuper de la réservation des bagages
  • S'occuper de la réservation des chambres d'hôtel
  • Préparation des rendez-vous d'affaires du client
  • Organiser des réceptions, des diners ou autres types d'évènement
  • Assister le client lorsqu'il a besoin de faire des achats
  • Réservation/réservation de restaurants
  • Tâches administratives supplémentaires telles que définies par le client lors de l'entretien

Profil souhaité:

  • De nationalité française avec un niveau parfait en français et en anglais (écrire, lire et parler), la maitrise des 2 langues est absolument obligatoire
  • Issu du domaine de l'hôtellerie et/ou de l'évènementiel
  • Expérience significative et réussie de travail avec des VIP, des VVIP ou des familles privées - dans des contextes d'assistance et administratifs - vous devez avoir 5 à 7 ans d'expérience en tant qu' Assistante Personnelle.
  • Vous avez de l'expérience dans la gestion des aspects administratifs et financiers de cette responsabilité
  • Vous avez travaillé dans un contexte international dans une perspective large
  • Vous êtes extrêmement réactif dans la résolution des conflits et dans la gestion des arrangements de dernière minute
  • Une personne forte, multitâche, soucieuse du détail et des résultats.
  • Très bien organisée et capable de gérer la pression et les contraintes de temps
  • Calme, agréable et discrète
  • Ponctuelle et apparence soignée,
  • avoir de bonnes compétences en communication
  • Avoir des connaissances dans toutes sortes de services
  • Accorder une grande importance au respect des procédures et règles d’hygiène et de sécurité
  • Travailler efficacement sous pression opérationnelle
  • Vous avez une forte attitude positive et vous êtes une personne souriante
  • Vous êtes extrêmement flexible et vous comprenez que travailler pour des VIP nécessite de la flexibilité.
  • Vous avez un fort sens du service
  • Très flexible, dynamique, multitâche
  • Travailleur et toujours disponible

Salaire : 3500 - 4500 EUR (Négociable selon profils et expérience)

(Le salaire peut aussi être versé en UAD qui serait l'équivalent du montant en euros, selon votre préférence).

Forfait : La famille vous fournira votre propre logement (à partager avec une autre membre du personnel féminin), elle s'occupera également de votre vol à Dubaï, elle couvrira vos frais de voyage et elle s'occupera également de votre visa de travail et assurance santé.