Secrétaire de Direction • Back Office • CDI • Approvisionnement Vins & Spiritueux| Nice

Nice Service Sector

12 May 2022

Nice

Service Sector

Administrative

Full Time

1

4 - 5 years

1600 - 1800 EUR


Criminal Records Bureau Check (UK Only), Full Driving License (International)

Schengen (or EU Resident)

Laura Mauzac l contact@marinescence.com l +33 782 232 913

A propos de l'entreprise

C'est une entreprise jeune et très dynamique, leader dans l'approvisionnement de vins et de spiritueux dans le Sud de la France. L'entreprise est très présente sur le marché français, notamment dans la région PACA. L'entreprise est également présente avec les acteurs de l'industrie du Yachting. 

L'entreprise est située sur le Bassin Niçois et recherche activement une Assistante pour intégrer l'équipe du Back Office pour la gestion des commandes. 

Vous serez l'intermédiaire entre le Commercial, le Dirigeant et les fournisseurs et vous assurerez les fonctions opérationnelles et la liaison avec les fonctions supports qui préparent et livrent les commandes. Plus précisément, vous serez directement en lien avec la hiérarchie mais aussi en lien avec le service de facturation, le service logistique, le service livraison, le service comptabilité. 

Le ou la Secrétaire de Direction qui sera choisi(e) intègrera le service dédié aux postes Achats et aux postes Devis en vue de la gestion intégrale des commandes sur le plan administratif. L'équipe est composée de plusieurs personnes, dont 5 personnes travaillant à l'année. Vous serez sous la responsabilité et supervision de l'Assistante de Direction et vous aurez un N+1 et N+2.  Vous travaillerez avec 2 autres personnes dans votre équipe. 

Nous recherchons une Secrétaire de Direction  pour épauler l’Assistant(e) de direction dans toutes ces démarches, lui faciliter le traitement des données et la préparation de factures.

Le poste est à pourvoir dès que possible, en contrat CDI de 39 heures / semaine avec une période d'essai de 2 mois. 

Missions & Tâches : 

Assister et superviser l'Assistant(e) de Direction dans le traitement de toutes les commandes, le suivi de la logistique , le bon déroulement des opérations et des commandes

S’assurer que les taches données par l'Assistant(e) de Direction soit exécutées dans les délais impartis

Traitement des commandes et lien entre les différents services en vue du bon déroulement et de la bonne gestion de la commande. 

Gestion de la relation Fournisseur. 

Respect des délais imposés par les clients en vue d'assurer la satisfaction optimale du client. 

Concrètement, vos missions opérationnelles : 

  • Traitement des emails Outlook et Gmail 
  • Traitement de tous les mails, redirection vers les personnes et services concernés. 
  • Saisir et traduire la commande de l’anglais au français dans certains cas
  • Bonne connaissance des outils Excel et Word
  • Maitrise des outils logistiques, que ce soit les facturiers en ligne, les procédures douanières, les opérations liés au bon déroulement
  • Identifier les questions relatives au bon traitement de la commande 
  • Communiquer avec les commerciaux 
  • Transmettre la commande aux différents services de l’entreprise et suivi de celles-ci très important
  • Passer les commandes auprès des fournisseurs 
  • Renseigner les étapes du traitement de commande sur la tablette 
  • Suivi de la commande 
  • Réalisation de devis 
  • Communiquer par email ou téléphone avec les fournisseurs 
  • Répondre aux questions des différents services 
  • Gérer les retours des fournisseurs (questions sur les produits ou rupture de stock) 
  • Sourcer différents produits si besoin dans certains cas
  • Gestion des litiges avec les clients (manquants / mauvais article) 

Profil recherché 

  • Vous devez être Bilingue Anglais/Français ou avoir au minima un niveau intermédiaire en anglais, en plus du français.
  • Une autre langue est un plus 
  • Avoir un attrait pour le secteur des vins et des spiritueux
  • Saisie sur informatique rapide 
  • Compétence informatique PC et tablettes Samsung Pack Office et Outlook 
  • Attention aux détails
  • Un grand sens de la coordination est essentielle
  • Compétences Organisationelles
  • Faculté d'Adaptation, Rapidité et gestion du stress 
  • Savoir-faire : 
  • Travailler en équipe 
  • Gérer les priorités 
  • Être autonome 
  • Gestion du stress et des imprévus 
  • Savoir-être : 
  • A l’écoute 
  • Sens du relationnel 
  • Rapidité, réactivité, grande capacité de mémorisation
  • Bonne capacité de communications 
  • Vous êtes très dynamique, souriant(e) et avez une excellente aisance relationnelle.  
  • Un bon sens du savoir être et savoir vivre, ainsi qu'une bonne présentation seront essentiels pour ce poste. 

Nous recherchons une personne qui saura s'adapter rapidement à sa nouvelle prise de fonction. 

Service Back office 
Statut : Employée administration / back office 
Emploi exercé : Secrétaire de Direction


Type de contrat CDD saisonnier ou CDI

Contrat : 39 heures / semaine du Lundi au Vendredi - 1 heure de pause le midi

Salaire : 1600 euros net / mois - négociable selon profil et expérience

Toutes les heures supplémentaires sont rémunérées selon le cadre légal. 

POSTE À POURVOIR DÈS QUE POSSIBLE. 

If you wish to apply to this job offer, please make sure beforehand that you have registered on our website at www.marinescence.com and that you have created your profile.  Please focus while creating your profile on the experience field, education field and reference field, there are a lot of questions related to crew members, you do not need to focus on them. You can contact us directly at contact@marinescence.com Many thanks.
No application will be considered if the process mentioned above has not been followed initially. Please make sure that you have a VISA to work in France or that you are a EU resident to apply for this position.